Vrijwilligers managen vanuit de sandwichpositie: hoe je stressvrij en efficiënt leiding geeft
In aflevering 5 van de Unsandwiched podcast bespreekt Nancy Leys de uitdagingen die ze ervaart in haar rol als coördinator van vrijwilligers in het Begijnhof Museum in Dendermonde. Nancy geeft aan dat ze zich vaak 'gesandwiched' voelt tussen de eisen van het bestuur en de behoeften van de vrijwilligers, een situatie die typerend is voor leiderschap in niet-hiërarchische settings zoals vrijwilligersorganisaties.
Specifieke problemen bij vrijwilligerswerk in de "sandwichpositie"
1. Geen financiële compensatie: Vrijwilligers werken zonder financiële beloning, wat betekent dat er geen extrinsieke motivatie is om hen aan de organisatie te binden. Nancy beschrijft hoe de geldelijke vergoeding voor vrijwilligers binnen haar organisatie werd afgeschaft, wat het moeilijker maakte om vrijwilligers betrokken te houden. Het ontbreken van financiële prikkels maakt het lastig om vrijwilligers te behouden of nieuwe aan te trekken.
2. Beperkte beloningsmiddelen: In tegenstelling tot betaalde werknemers, kunnen vrijwilligers geen promotie maken of andere voordelen krijgen die werknemers in een bedrijf wel zouden kunnen krijgen. Dit zorgt ervoor dat coördinatoren zoals Nancy creatief moeten zijn met hoe ze vrijwilligers blijven motiveren. Ze biedt gratis vormingen aan en organiseert sociale activiteiten, maar geeft toe dat dit niet altijd voldoende is om iedereen tevreden te houden.
3. Verantwoordelijkheid zonder autoriteit: Nancy heeft beperkte macht over de beslissingen van het bestuur, wat haar soms in een lastige positie plaatst. Ze moet instructies van hogerhand overbrengen aan de vrijwilligers, zelfs wanneer deze negatief zijn, zonder dat ze enige controle heeft over de beleidsvorming zelf. Dit geeft haar een gevoel van machteloosheid, aangezien ze vaak verantwoordelijk is voor het managen van de verwachtingen van de vrijwilligers, zonder de mogelijkheid om veranderingen door te voeren die hun situatie kunnen verbeteren.
4. Vrijwilligers behouden: een groot deel van haar werk draait om het behouden van vrijwilligers, wat soms een uitdaging is als ze geconfronteerd wordt met veranderingen in beleid of werkomstandigheden waar ze zelf geen invloed op heeft. Nancy benadrukt hoe belangrijk het is om voortdurend in gesprek te blijven met de vrijwilligers en hen het gevoel te geven dat ze gewaardeerd worden, bijvoorbeeld door hen persoonlijk te bedanken na elke bijdrage.
5. Het creëren van betrokkenheid: een andere uitdaging is het bouwen van bruggen tussen het bestuur en de vrijwilligers. Nancy merkt op dat het essentieel is om de vrijwilligers betrokken te houden bij het werk en hun sociale behoeften te vervullen, omdat de intrinsieke motivatie voor veel vrijwilligers voortkomt uit hun interesse in geschiedenis en erfgoed, en het gevoel van gemeenschap dat ze opbouwen door het vrijwilligerswerk.
Oplossingen en aanpak
Nancy probeert deze problemen aan te pakken door open en eerlijke communicatie te bevorderen, en door vrijwilligers niet alleen te zien als mensen die werk komen doen, maar als volwaardige leden van de organisatie. Ze benadrukt dat het belangrijk is om een intakegesprek te houden met elke nieuwe vrijwilliger om hun verwachtingen en motivatie te begrijpen, en probeert waar mogelijk tegemoet te komen aan hun persoonlijke voorkeuren en behoeften.
Daarnaast zorgt ze voor regelmatige sociale bijeenkomsten en biedt ze niet-financiële voordelen aan, zoals gratis vormingen, om de vrijwilligers betrokken te houden. Nancy’s aanpak toont aan dat erkenning en persoonlijke aandacht krachtige middelen kunnen zijn om vrijwilligerswerk duurzaam en aantrekkelijk te maken, zelfs zonder financiële beloningen  .
Conclusie
Vrijwilligerswerk managen vanuit een sandwichpositie brengt unieke uitdagingen met zich mee, vooral wanneer financiële prikkels en promotiekansen ontbreken. Nancy Leys’ ervaring laat zien hoe belangrijk persoonlijke betrokkenheid, open communicatie, en het bieden van sociale en educatieve voordelen zijn om vrijwilligers gemotiveerd te houden. Deze aanpak kan ook als voorbeeld dienen voor managers in traditionele organisaties, die vaak te veel vertrouwen op financiële beloningen om hun teams te motiveren.
Ben jij een leidinggevende in de non-profitsector of werk je met vrijwilligers en voel je je vaak vastzitten tussen de eisen van het bestuur en de behoeften van je team? Aflevering 5 van de Unsandwiched podcast belicht hoe uitdagend het kan zijn om vrijwilligers te managen zonder financiële prikkels of promotiekansen, en hoe moeilijk het is om balans te vinden tussen betrokkenheid, efficiëntie, en het welzijn van je team.
Beluister de volledige aflevering hier: via Spotify of via Apple Podcasts
Bij Prana Mental Excellence begrijpen we deze complexe dynamiek maar al te goed. Onze expertise in leiderschapsontwikkeling en stressmanagement biedt concrete oplossingen voor deze uitdagingen. We leren je hoe je gezonde gewoontes kunt ontwikkelen die niet alleen je eigen stress verminderen, maar ook bijdragen aan een efficiënte en gemotiveerde organisatie. Via onze trainingen ontdek je methodes om:
1. Stress en druk te beheersen: We helpen je vaardigheden te ontwikkelen om kalm en gefocust te blijven, zelfs wanneer je tussen twee vuren in zit.
2. Vertrouwen en betrokkenheid op te bouwen: Leer hoe je sterke relaties creëert met zowel het bestuur als je team, gebaseerd op wederzijds respect en transparante communicatie.
3. Een gezond en gelukkig team te vormen: Door onze wetenschappelijk onderbouwde technieken leer je hoe je het welzijn van je vrijwilligers (of werknemers) centraal stelt, zonder daarbij de doelstellingen van de organisatie uit het oog te verliezen.
Neem vandaag nog contact op met Prana Mental Excellence en ontdek hoe onze trainingen je kunnen helpen om een organisatie te leiden die zowel efficiënt als stressvrij is, met een gemotiveerd en tevreden team als resultaat.
Samen kunnen we de sandwichpositie transformeren van een bron van stress naar een kans voor duurzame groei en welzijn!